#5　繁忙期をフルパワーで乗り越える方法①

スクリプト

ヒプノの嘘・ホント、エピソード５へようこそ。

さて、2023年もあっという間に過ぎていきますね。年々、時間が過ぎていくのが早くなる気がしているのは私だけでしょうか？

さて、秋といえば、食欲の秋、スポーツの秋、などいろいろな「秋」がありますが、何かと行事やイベントが多い時期ですよね。お子さんがいらっしゃれば学校の行事も多い時期ですし、仕事でも年末の繁忙期に向けてさまざまな準備が本格化したり、展示会や新製品発表会などもたくさんある時期だと思います。

楽しいイベントも多いけれど、年末に向けてどんどん忙しさが増し、ストレスも増えがちな時期ではないでしょうか？ということで、今回は5回のシリーズで、如何にストレスを溜めずに、クリアな意識で効率性を上げて、心も体もフルパワーで年末までを乗り切る方法をお伝えしていきたいと思います。

ということで、今日はその第一弾。忙しさがどんどん増して、やらなければいけないことが山積みになってくると、どうしても量に圧倒されてしまって、身動きが取れなくなったりしませんか？

そんなことにならないためのプランニング、タイムマネジメントの方法をご紹介します。ご自身のスタイルに合わせて柔軟に変えることができます。このプロセス、面倒臭い、時間がかかりそうと思われるかもしれませんが、実際にはそんなに時間はかかりません。最初のステップは1時間ぐらいはかかるかもしれませんが、あとは週に1回30分程度、そして日々、5分10分程度しかかかりません。これをするだけで、日々のストレスが圧倒的に減りますので、ぜひ試してみてください。これは私は普段から好んで使っているfull focusシステムをアレンジした方法になります。

必要なものはカレンダー手帳。マンスリーとデイリーがあるものを用意しましょう。無料でテンプレートをダウンロードして印刷できるようなものもありますから、お金をかける必要もありません。プラスTodo listがあると便利です。TrelloやAsanaなどのタスク管理アプリでも良いですし、スマホやタブレットに標準で入っているto do listでも大丈夫。今回は特に、短期間であれもこれもしなければいけない状況での活用方法をお伝えしていきますが、もちろん普段使いもできます。ちなみに私は、デジタルプランナーとtrelloを愛用しています。Trelloは無料プランでも十分に活用できます。

ちょっと話がそれますが、最近はサブスクタイプのサービスがすごく増えてますよね。で、一つ一つはそんなに大きな金額ではなくても、積み上がっていくと毎月結構な額になってしまいます。で、色々とアプリを探していると「無料」とかって説明があって調べてみると、一応無料プランはあるけど、制限多過ぎてお試し程度しか使えない・・・みたいなサービスが割と多いんですよね。でも、Trelloは自動化のコマンドをたくさん使わない限り、おそらくずっと無料プランで大丈夫です。

短期的に使うだけなら、いわゆるシンプルなto do listで十分です。

ではまず、期間を区切りましょう。今回は特に忙しい時期にフォーカスしているので、ま、年末までとか、このプロジェクトが終わるまで、とか。

次に、その期間での重要なプロジェクト、イベント、目標を3つ程度に絞ります。多すぎるとフォーカスがブレてしまうので、最重要なものを3つ程度選択しましょう。他のことをおざなりにする訳ではないのでご心配なく。フォーカスがはっきりしていれば、やらなければいけないことに圧倒されて焦ったりすることが少なくなり、気持ちに余裕が生まれれば他のことに気を配る余裕も、忘れずに予定に入れることもできます。ここで選ぶのは、ある程度準備が必要だったり、達成するのに少し時間がかかったり、幾つものプロセスや工程があるもの、いわゆる3大フォーカスです。

3大フォーカスを選んだら、大まかなプロセス、特に締切日や、重要なステップを書き出していきましょう。この段階では、細かいステップである必要はありませんし、全て洗い出す必要もありません。マイルストーン、要所要所のステップとかプロセス、工程を書き出しましょう。

なので、例えば3つのフォーカスのうちの1つとして12月15日の会議での重要なプレゼンがあるとしましょう。締切日は当然12月15日、ステップとしては、「アウトラインを決定する」「必要な資料を揃える」「スクリプトを仕上げる」「スライドの完成」「最終確認・レビュー」などなど。

次に、イベントの日、締切日など日付が決まっている内容をマンスリーのカレンダーに書き出していきます。また、3大フォーカスではないけれども、すでに入っている予定や、また重要事項も書き出していきましょう。例えば、家族の誕生日であるとか、出張、習い事であるとか・・・

その後に、先ほど書き出した3大フォーカスの重要なステップやプロセスを、締切日から逆算していつまでに達成する必要があるか決めて、判断してマンスリーカレンダーに書いていきましょう。

なので、例えば先ほどの12月15日の重要なプレゼンの例であれば、まず「最終プレゼン」とマンスリーカレンダーの12月15日の欄に書きます。その後に、12月15日から逆算して、例えば、「プレゼン内容の最終確認、レビュー」を12月1日に設定して、スライドの完成を11月20日にするとか。そんな感じです。

もちろん、作業が進むにつれて、その進捗状況に応じて調整はできますから、変更不可なわけではありません。この多少の「調整が必要になる」ことから、私はデジタルプランナーなどのデジタル製品が好きです。書いた内容を消す必要もなく、新しい日付に移動させるだけで済むので。ただ、後から変えられるからと適当に決めるのではなく、現時点で現実的、妥当と思われるプランニングにしましょう。

さて、ここまでは一気におそらくできると思います。ここからは週単位と毎日の予定まで落としていくわけですが、まず毎週、ご自身にとって都合の良い日に30分程度、プランニングの時間を決めましょう。なので、月金でお仕事をされているなら、金曜日の夕方とか、または月曜日の朝とか。そして、プランニングの時間もマンスリーカレンダーの決めた曜日に書き込みましょう。例えば毎週金曜日の欄に「プランニング」と記載すると言った感じ。

次に、この毎週30分程度のプランニングの時間に何をするかということですが、まずはマンスリーカレンダーから、その週にすでに予定されている内容をデイリーのページに移していきましょう。ここでも、デジタルだとコピペができるので便利ですね。でも、手書きには手書きの良さがあります。それが何かというと、以前ちょっとお伝えしたと思いますが、手書きって潜在意識と直で繋がっているんですよね。なので、手書きをすると覚えていやすいと思います。また、例えば一貫して続けたいことなどは、デイリーに毎回手書きで書くことで、補強されていくので、より潜在意識に落ちやすいですね。

ちなみに、普段から手書きで何かを書くことなんてほとんどしない！という人は、入力でも大丈夫。入力することで情報処理することに慣れきってしまっている場合は、それがその人にとっての潜在意識へのルートになるそうです。なので、無理して手書きにする必要はありません。が、さすがにコピペは潜在意識には入らないので、例えばこれを機に、毎晩アファメーションを書こうとお考えであれば、コピペではなく、毎晩入力してくださいね。

またちょっと話がそれましたが、マンスリーからデイリーにその週の予定を書き込んだら、次にその週の優先事項3つを決めます。これは、フルフォーカスではウィークリービッグスリーと呼ばれているものなんですが、この作業はマンスリーのページを見ながらの方がやりやすいと思います。今後の予定、自分で決めた作業やプロセスの締切日がマンスリーに書かれているので、それに基づいて、じゃあ、逆算したら今週は何をする必要があるのか、どの辺まで進める必要があるのかと決めます。要は、週単位に落としていくわけですね。

例えば先ほどの例で、「アウトラインを決定する」という締切を9月末に設定したとしたら、じゃあ、17日の週のフォーカスの1つは、「チームメンバーとミーティングをしてドラフトを作成する」にするとか。週によっては三大フォーカスには入ってない項目をウィークリービッグスリーにな　　ることもあると思います。例えば、この週は、お子さんの誕生日会を計画しているので、その準備が優先事項に入ってくる・・・みたいなこともありです。三大フォーカスに入っていなくても、週単位で大切なことはこの時点で入れていけばいいわけです。もし前の週で完了できなかった優先事項があれば、今週に繰り越すなども考慮していきましょう。

余裕があれば、先週を振り返るととても良いと思います。フルフォーカスだと、ウィークリーレビューというものがあるのですが、要は、何がうまくいったか、どういう点がうまくいかなかったか、それに基づいてじゃあ、今週はどうしたい・・・みたいな振り返りですね。

そして最後に、デイリー、毎日行うことですが、5分程度しかかかりません。まずはその日の振り返り。その日に設定されたデイリービッグスリーの内容を実行できていればチェックを入れて、それ以外のやることリストも、実行した内容に同様にチェックを入れます。この部分はまだ説明していませんが、とりあえず流れを説明しますね。で、余裕があれば、特筆すべきよかったこと、嬉しかったこと、うまくいったことなどをささっと書き留めておくと良いと思います。私個人的には、マイナスなことを書くのはお勧めしません。

次に翌日のページを見て予定を確認しましょう。予定自体は毎週のプランニングで記載しているはずですが、何か変更があれば加え、新しい予定があれば入れます。もちろん、これは随時行うと思うので、ま、もし忘れていたものとか、急に入った変更とかは反映させましょう。

ここからがさらに大切。次に、ウィークリー、週のビッグスリーと翌日の予定を考慮しながら、翌日のデイリービッグスリーを決めます。

つまり、毎週、そして毎日、フォーカスする最優先事項が3つあるということですよね。毎週のウィークリービッグスリー、その週の三大優先事項があって、毎日のデイリービッグスリー、その日の三大優先事項があることになります。

例えば、先ほどのウィークリーのビッグスリーで「チームメンバーとミーティングをしてドラフトを作成する」という例を挙げました。この週の月曜日のデイリービッグスリーは、例えば「ミーティングの日時をすり合わせる」と言った形。

もちろん、その日にやることが3つだけというわけではなく、このビッグスリーが最優先事項なので、これらは最低限クリアしたいという内容。そして、ウィークリービッグスリーのところでもお伝えしましたが、必ずしもこの3つが全て三大フォーカスにつながっていなければいけないというわけではありません。もしかしたら、その日は三大フォーカスではないけれども、重要な会議があるかもしれない。であれば、それがその日のビッグスリーの一つかもしれません。

翌日のデイリービッグスリーを決めたら、それ以外にやる必要があることをリストアップしておしまいです。

最後にまとめてみましょう。

最初にすること：期間を区切って、三大フォーカスを決め、最終の締切日、発表日と、準備期間の大枠のプロセスを考えて、各プロセスの締切日を決めてマンスリーカレンダーに入力する。

毎週すること：ウィークリープランニングの日、これもマンスリーカレンダーに入れておくわけですが、翌週の予定をデイリーのページに書き込む、またはコピペし、ウィークリービッグスリーを決める。このウィークリープランニングをすると、新しい週が始まる時に、すでにストレスがかなり減ります。本当に、全然違いますよ。

毎日すること：その日の実行度をチェックする。翌日の予定を確認、必要に応じて調整し、デイリービッグスリーを決めて、それ以外にやる必要があることを書き出す、入力する。

私の場合は、ウィークリーのプランニングに30分程度、毎日のプランニングはもう本当に5分～10分程度しかかかりません。これで非常に忙しい時でも焦ることなく過ごすことができます。その週、その日に、今、何にフォーカスをすれば良いのかが明確になっていると気持ち的にすごく楽です。

また、実行したことにチェックを入れる、その日の収穫を書き留めるというのも、　充実感、達成感につながり、潜在意識にもとても良い影響がありますよ。睡眠の質も良くなると思います。

1年の中でも最も忙しい年末に向けて、ぜひ、試してみてくださいね。